Å lytte til ansatte kan gi bedre sykehusbygg

Nylig slo leder i helse- og omsorgskomiteen, Kjersti Toppe, alarm om nye sykehusbygg. Toppe beskriver et mønster der mange nye sykehusbygg bygges med lignende feil knyttet til areal, kapasitet og beredskap. Felles for flere av eksemplene som trekkes frem, er at ansatte hevder å ha advart mot de valgte løsningene. Tidligere forskning kan gi noen av svarene på hvorfor dette skjer og hvordan vi kan unngå lignende feil i fremtiden.

Hvorfor skjer det?

Ofte blir samfunnsnytten ved offentlige byggeprosjekter ikke så god som ønsket. I helsesektoren er driftskostnadene mye høyere enn kostnadene ved å bygge et nytt sykehusbygg. Hensynet til effektiv drift bør derfor stå sentralt i utformingen av bygget, og det blir ekstra viktig å involvere folk med kunnskap om hvordan arbeidet faktisk foregår på et sykehus.

Uten gode medvirkningsprosesser er det vanskelig å bygge gode sykehus. Samtidig viser vår forskning at selv når alle krav til medvirkning ser ut til å være oppfylt, kan sykehusansatte oppleve medvirkningen som lite reell. Den kompetansen som kunne gjort nye sykehusbygg bedre, blir ikke alltid godt nok utnyttet. Årsakene er sammensatte.

I planleggingen av et nytt sykehusbygg møtes mennesker med svært ulik erfaring og kompetanse. På den ene siden har vi aktører som er profesjonelle på tekniske krav og utførelsen av byggeprosjekt. På den andre har vi aktører som er amatører i byggeprosjekt, men profesjonelle på arbeidet som skal utføres i bygget når det står ferdig.

De fleste som jobber i helsevesenet deltar i et slikt byggeprosjekt bare én gang i livet, og kan være usikre på mye. Hva slags innspill kan jeg gi? Når bør jeg komme med dem? Og hvordan kan mine innspill bidra på best mulig måte? 

Formelle og uformelle maktforhold påvirker. En sykepleier som har tatt på seg å være verneombud og brukerrepresentant for ansatte, kan føle seg maktesløs i møte med sykehusledelse, arkitekter og bygningsingeniører, selv om hen har innspill som er verd å lytte til. 

Å bygge et nytt sykehus tar lang tid. Det kan gå over 10 år fra prosessen starter til bygget står ferdig. Det er ofte en del utskiftning i hvem som representerer ansatte underveis i prosessen. I tillegg er arbeidsmengden betydelig, og det trengs tid for å sette seg godt inn i prosjektet. 

Hvilke grep kan man gjøre?

Basert på funn fra egen forskning om ansattes medvirkning, foreslår vi flere grep som kan bidra til å sikre at medvirkningen faktisk blir reell og tilfører verdi for slike byggeprosjekt.

For det første må prosjektledelsen anerkjenne at ansattes innspill faktisk kan gjøre prosjektet bedre. Ansattes representanter må få nødvendig opplæring i selve byggeprosessen for å kunne komme med relevante innspill til rett tid. Samtidig må de som utformer bygget, sette seg inn i hvordan arbeidet foregår på et sykehus. Gjensidig respekt for hverandres ekspertise og vilje til å finne de beste løsningene i fellesskap, er avgjørende.

For det andre må ansatte få frigjort nok tid til å bidra. Representanter for de ansatte må ha tid til å delta i selve prosjektmøtene, men også til nødvendige forberedelser og etterarbeid. Dersom dette ikke er på plass, vil kvaliteten på innspillene bli lavere og være dårligere forankret.

For det tredje må prosjektene ha gode rutiner når deltakere byttes ut. Dette fungerer som regel godt for de profesjonelle aktørene i byggeprosjektet, mens oppfølgingen av brukerrepresentantene kan være mangelfull. De trenger innføring i hva som er gjort, og hvilken fase prosjektet er i.

Selve fremgangsmåten i prosjektet kan også være en barriere mot reell medvirkning. Mange byggeprosjekter følger fortsatt «fossefallsmetoden». Det innebærer at store deler av designet blir bestemt og låst lenge før man vet nok om hvordan løsningene faktisk vil fungere. Når nye behov dukker opp senere i prosessen, finnes det få muligheter til å gjøre justeringer.

Vår anbefaling er at store byggeprosjekter tar i bruk mer fleksible prosjektmetoder. En slik endring vil ikke bare styrke medvirkningen, men kan også forhindre feilinvesteringer og kostbare ombygginger etter at bygget står ferdig. 

Når vi bygger nye sykehus, er vi avhengig av gode tverrfaglige team. Viktigst av alt er å sikre at teamarbeidet i prosjektet preges av tillit, trygghet og gjensidig respekt. Medvirkningen må være reell. Ansattes innspill må bli tatt på alvor og vi må jobbe etter en prosjektmetodikk som åpner for å justere underveis. Først da kan vi få ut det positive potensialet som ligger i medvirkning fra ansatte i slike prosesser.

Å lytte til ansatte koster lite. Gevinsten kan være at vi sparer penger på lengre sikt, og at innbyggerne får bedre helsetjenester.