Hvordan kan Helse Midt lære av danskene?

Innføringen av Sundhedsportalen i Danmark er av noen kalt en «katastrofe». Nå skal det samme EPJ-systemet innføres i Helse Midt. Hvordan kan vi snu dette til å bli en suksesshistorie?

Vanligvis reiser Sentralstyret i Legeforeningen for å lære av andre foreninger eller personer som har fått til noe vi ikke har her til lands. Bakgrunnen for den nylige reisen til København var derimot det motsatte – å forstå hva som hadde gått galt i forbindelse med implementeringen av «Sundhedsplatformen» i de to danske regionene Hovedstaden og Sjælland. I 2016 fikk over tjue sundhedsinstitusjoner med ansvar for 2,5 millioner pasienter innført det elektroniske pasientjournalsystemet Epic. Produksjonen av helsetjenester har siden gått ned, og sykehusene har problemer med å løfte seg opp på det nivået de leverte på før implementeringen. Hva som er årsaken virker å være sammensatt, men noe klokere ble vi på den dagen vi hadde satt av.

Gruppen fra Legeforeningen ble den første timen møtt av representanter fra selve Sundhedsplatformen, som ga oss en gjennomgang av organisasjonen som styrer EPJ-systemet. Det som var påfallende med presentasjonen var at implementeringsprosessen ble gjengitt som en solskinnshistorie. Det ble snakket om et kommandosenter med støtte 24/7, involvering av klinikere og 99,8% oppetid. Kun én tydelig innrømmelse kom den første timen: «Vi kom alt for sent i gang med å tenke drift.» Flere klinikere som var involvert i etableringen ønsket seg tilbake til klinikken da oppstartsfasen var over. Ressursbehovet mtp ren drift var på forhånd undervurdert. Dette skulle man ha forutsett tidligere.

Klinikerne, som vi møtte noen timer senere, hadde imidlertid en helt annen og mer negativ virkelighetsoppfatning. En første lærdom må derfro være at avstanden mellom organisasjonen som er blitt satt til å ha ansvar for EPJ-systemet og de som behandler pasientene, må ikke bli for stor. Representantene fra Sundhedsplatformen betegnet kritikk fra legene om et dårlig tilpasset system, som «endringsmotvilje». Slike skanser må vi prøve å unngå i Norge.

Men for å være mer konkret. Hva lærte vi av det vi fikk høre i København? Jeg har forsøkt å sette opp noen punkter:

1. Involver klinikere

En av Epics styrker er knyttet til at man kan lage forhåndsdefinerte pasientforløp i EPJ-systemet. Kommer en pasient inn med f eks et hjerneslag, ligger alle bestillinger av undersøkelser og prøver inne i systemet så snart diagnosen er registrert. Disse «arbejdsgangene» ble fastsatt av faglige eksperter plukket ut av Sundhedsplatformen i forkant av implementeringen. Representantene fra Sundhedsplatformen omtalte ekspertene som «de beste i hvert fagfelt». Klinikerne vi møtte sa derimot at det var alt for få leger som var involvert og at disse ikke var de riktige fagfolkene med nødvendig tyngde. 

I Trøndelag har denne involveringen allerede begynt. Jeg har inntrykk av at Helse Midt tar nettopp danske legers innvendinger på alvor. Ansvaret for å finne fageksperter er plassert ut til klinikkledere og avdelingsledere, men har man forstått hva som kreves av faglig tyngde, systemforståelse, pragmatiske evner og samarbeidsevner? Klinisk IKT handler veldig mye om mellommenneskelig samarbeid, og dette krever meget presis rekruttering. Her gjelder det å ansvarliggjøre alle ledd slik at klinikerne får tillit til at det faglige blir håndtert godt.

Samtidig bør man huske på at de som er igjen i avdelingen må få avlastning dersom klinikere frikjøpes. Merarbeid for de som ikke er med på implementeringsprosessen vil skape dårlig stemning og være negativt for prosessen. Frikjøp må være så omfattende at man kan anskaffe hele vikarstillinger. Samtidig bør Helse Midt tenke på forvaltningen videre – etter selve implementeringen. Her kan man f eks etablere hybridstillinger for klinikere – med en fot i klinikken og en fot i EPJ-forvaltningen for å hele tiden forbedre systemet.

2. Vektlegg tydelig kommunikasjon og nærhet i support

Epic er en plattform som bygges fra bunnen av, der bestiller gjør en rekke tekniske valg underveis. Mange av klinikerne vi møtte syntes ikke klare å skille mellom de valgene som Sundhedsplatformen hadde gjort og hvilke begrensninger som ligger i Epic. Mange klinikere ga Epic skylden for faktiske veivalg som var gjort av danskene selv. Et eksempel var at rollene i Sundhedsplattformen er så definerte. En sekretær kan ikke gjøre en legeoppgave i systemet og omvendt. I Danmark medførte også tidlige valg til at legene fikk mer av sekretærenes arbeid på kjøpet med implementeringen. Samtidig ble sekretærstaben mer enn halvert for å spare penger. Resultatet var den allerede nevnte produksjonsnedgangen.

Lærdommen må være at kommunikasjon fra topp til bunn under og etter implementeringsprosessen må vektlegges mer enn i Danmark. Samtidig må involvering av riktige klinikere forhindre at man får tekniske løsninger som klinikerne IKKE trenger eller vil ha. Kartet må passe terrenget.

De danske klinikerne ga også uttrykk for at det var en stor prosess å få endret noe som ikke fungerte i EPJ-systemet etter selve implementeringen. Dette var delvis fordi det var vanskelig å vite hvem som hadde ansvar for og myndighet til å endre noe. Forvaltningen, servicelinjene var ikke tydelige nok. Man må forvente at noe ikke blir som det bør også  når det gjelder Helseplattformen. Helse Midt bør ha på plass et godt og oversiktlig servicenettverk når lanseringen er et faktum. «Nærhet i support er nøkkelen», sa en dansk kliniker til oss. Det er et godt tips!

3. Ikke standardiser alt regionalt

Et annet poeng som ble plukket fram av klinikerne var at standardiseringen som «arbejdsgangene» innebar, ikke alltid var like realistiske for lokale forhold. Noen fungerte veldig bra, andre veldig dårlig fordi det innebar store endringer i rutiner og logistikk som var tilpasset forholdene på større sykehus og ikke små. Når arbejdsgangene var fastsatt, var de også vanskelig å få endret. De fungerte imidlertid aller best de stedene der man hadde fått gjort lokale tilpasninger etter at lokale klinikere var involvert. Ikke alt bør med andre ord standardiseres regionalt – heller ikke i Helse Midt. Det vil være forskjeller i hensiktsmessig arbeidsflyt på et legekontor på Smøla og et i Trondheim; pasientgruppen, reiseavstander, kultur, ressurser, kompetanse og mer.

Mye av det som nevnes her bør Helse Midt kunne ta tak i og gjøre noe med. Det fins imidlertid bekymringer knyttet til en så stor plattform som Epic som det er vanskelig å garantere seg mot. Det ene er delvis nevnt allerede: det er vanskelig å gjøre endringer på valg som allerede er tatt. Er man ikke lyttende nok i implementeringsprosessen, vil man kunne slite med feiloppsett i årevis.

Vi leger vil helst ha et system som legger til rette for gode pasientmøter - trygt, enkelt og effektivt. Rapportering av data er sekundært, og man må betale for det i form av ressursbruk. Hvis man tar ut gevinster ved å flytte oppgaver til legene som f eks overdreven datarapportering, vil nok ikke dette bli godt mottatt. Samtidig bør ikke valg av billige tekniske løsninger komme i veien for at gode kliniske løsninger blir en realitet.

Norske leger bruker bare vel 40% på pasientrettet arbeid, og vi vil helst at det tallet skal øke, ikke synke.

Det må Helseplattformen legge til rette for.