Byttet journalsystem til WebMed: – Sparer masse tid i hverdagen

Det er knapt 3 år siden Hoff begynte som fastlege ved Hvittingfoss legekontor sør i Kongsberg kommune. Før det hadde hun hele 23 år bak seg som allmennlege i England. Og mens hun snakker varmt om møtet med både norske pasienter, medier og arbeidsforhold, bød hjemkomsten på i alle fall ett ublidt møte: norske journalsystemer.

– Jeg var jo godt vant med engelske journalsystemer, som både er intelligente og avanserte, men samtidig enkle i bruk. Det vi brukte her hjemme, opplevde jeg som motsatt. Det var lite intuitivt og krevde at man visste nøyaktig hva man så etter, forteller Hoff. 

Enkelt og intuitivt 

Det tok bare noen uker før Hoff begynte å frustrere seg over hvor lang tid alt tok. Hun landet på at å bytte journalsystem var en lavthengende frukt for å oppnå høyere effektivitet. Faktisk var et systembytte noe av det første hun tok opp med sin nye praksispartner.

– Vi så begge fordelene ved å gå over til et skybasert system, men kollegaen min var jo samtidig vant til det eksisterende systemet. Jeg måtte understreke at man tross alt ikke vet hva man savner dersom man ikke har prøvd noe annet, sier Hoff. 

Dermed startet søket etter et nytt system. At valget falt akkurat på WebMed, var det ifølge Hoff flere grunner til.

– For det første opplevde jeg folkene deres som veldig positive og tjenestevillige. Det gav et godt førsteinntrykk. Samtidig virket systemet svært intuitivt og lett å sette seg inn i. Det så bra ut, og var dessuten musbasert i tillegg til tastetrykk og hurtigtaster. Det siste var et avgjørende poeng for meg, som opplever langt større kontroll med mus enn med kun tastetrykk, forteller hun. 

– Som om vi aldri hadde brukt noe annet 

Å bytte ut et helt journalsystem kan kanskje høres ut som en monumental oppgave. Men for Hoff og kollegaen gikk overgangen bra. Faktisk gikk det hele unna på et par dager. 

– WebMed gav oss instrukser, og så konverterte de alt i løpet av 24 timer. For oss betydde det kun én dag før overgangen hvor vi skrev ned konsultasjonsnotater manuelt, som vi deretter førte inn i det nye systemet da det var i gang. I tillegg la vi opp til en litt roligere timebok den første dagen med nytt system, i tilfelle vi måtte ringe WebMed og spørre om noe, sier hun og legger til: 

– Men etter en knapp uke var det som om vi aldri hadde brukt noe annet.

Og det var ikke bare de to fastlegene som skulle få glede av kontorets nye system. Også helsesekretærene kunne nå nyte godt av utvidet funksjonalitet og bedre brukeropplevelse. 

– Før var timebok og pasientjournal to ulike systemer, mens med WebMed har vi begge i ett system. Det vet jeg sekretærene setter pris på, og også de syntes WebMed var veldig enkelt å sette seg inn i.

Sparer tid i en hektisk hverdag 

Hoff forteller at e-konsultasjoner er blitt mer helhetlig og enkelt, ettersom pasienten kan sende bilder direkte til EPJ-systemet. Den samme vedleggsfunksjonaliteten benytter Hoff seg av i dialog med sykehuset. Men viktigst av alt er det at det nye systemet sparer tid i en hektisk hverdag. 

– Det er raskere å gå ut og inn, og jeg kan jobbe med flere skjermer og ha flere pasienter åpne samtidig. Det gjør at jeg kan hoppe inn og gjøre ferdig noe på forrige pasient dersom jeg får to minutter «downtime». Oppfølgingsfunksjonen gjør det også lett å skrive meldinger til meg dersom det er noe jeg må huske, sier hun og legger til: 

– På toppen av det har det spart oss både tid og SMS-kostnader at alle meldinger går direkte gjennom Helsenorge. 

Og dersom fastlegene i Hvittingfoss har hatt tekniske spørsmål om systemet, har supportavdelingen aldri vært langt unna.

– De svarer kjapt og er alltid hyggelige. Har de ikke svaret umiddelbart, er de på tilbudssiden for å finne ut av det. Alt i alt har dette byttet gjort at arbeidet i hverdagen går lettere og mer effektivt, sier hun og avslutter: 

– Det oppleves kanskje alltid tryggere å bli ved det gamle enn å bytte til noe nytt, men jeg er glad vi bare hoppet i det.