Robot fyller ut kreftmeldinger for legene på Haukeland

– Arbeidsmengden min er betydelig redusert, samtidig som kvaliteten på dataene er bedre, sier overlege Alfred Honoré og leder ved Prostatasenteret på Urologisk avdeling på Haukeland universitetssjukehus.

Det var i 2014 at den over gjennomsnittlige datainteresserte legen fikk idéen til løsningen som i mars i år ble tatt i bruk på avdelingen. Legen tok kontakt med Helse Vest IKT og seksjon for e-helse i Helse Bergen, og siden oppstarten i fjor vår har de nå utviklet en robotisert løsning som sparer legene for mye ekstra arbeid ved registrering av prostatakreft.

Robbie gjør jobben
For pasienter med prostatakreft kreves det føring av samme informasjon i tre ulike systemer; journalsystemet DIPS, forskningsdatabasen og meldinger til Kreftregisteret. Dette førte til at legene tidligere gjorde både dobbel og trippelregistrering av den samme informasjonen. Nå tar Robbie Vest seg av registreringen til Kreftregisteret, og planen er at den på sikt også skal håndtere forskningsdatabasen.

Nøkkelen er at journalføringen gjøres i et strukturert format, slik at det er mulig for roboten å lese dem. I tillegg er det et fritekst-felt som gjør det mulig for legene å supplere med nødvendig informasjon.

– Det funker veldig bra. Ved nye henvisninger eller første konsultasjon oppretter vi skjema og fyller ut så mye informasjon som mulig om vevsprøver og annet før MDT-møte (multidisiplinære team, red.anm.). Den samme informasjonen registreres for alle pasienter, og jeg slipper å lage et nytt dokument før hvert MDT-møte. Når alt er klart meldes informasjonen automatisk til Kreftregisteret, forteller overlegen.

Bedre datakvalitet
Den nye arbeidsflyten gjør at de tverrfaglige møtene går raskere enn tidligere. Tilbakemeldingene fra Kreftregisteret er også at kvaliteten på kreftmeldingene er bedre enn før.

– Dersom det er feil i systemet får vi beskjed slik at vi kan gå inn og korrigere før vi sender skjemaet. Dette er god kvalitetskontroll som også er bra for pasientsikkerheten, sier Honoré.

«Robotgjengen» i Helse Vest IKT tente på prosjektet etter det første møtet med overlegen.

– Det er et veldig spennende prosjekt hvor vi har jobbet tett på klinikerne. Legene har mye å gjøre, og i dag er det mye som må dobbel- og trippelregistreres. Vi ser stor interesse for denne løsningen også utenfor urologi og det er stort potensiale for gjenbruk. Vi har nå 26 prosjekter i produksjon og mellom 20-30 ønsker i backloggen vår innenfor robotisert prosessautomatisering (RPA), forteller Celie Løvslett i Helse Vest IKT.

«ROBOTGJENGEN»: John Tore valand (f.v.), Celie Løvslett, Stefan Coyle, Magnhild Viste, Alfred Honore og André Breivik har alle bidratt i prosjektet. Foto: Målfrid Bordvik

Bruker to minutt
Stefan Coyle i Helse Vest IKT har programmert roboten. Den arbeider ved å logge seg på DIPS og Kreftregisterets meldingstjeneste som en vanlig bruker. Så henter den nødvendige data fra pasientjournalen som plottes inn i kreftmeldingen før den sendes automatisk. Videoen nedenfor viser hvordan Robbie Vest-musen beveger seg over skjermen og skriver inn informasjonen på nytt.

– Roboten bruker to minutt på det et menneske bruker ti minutter på. Den er også billigere i drift, sier prosjektleder André Breivik.

– Tidligere gikk veldig mye av min tid med til å fylle ut kreftmeldingen manuelt. Med roboten er min arbeidsmengde betydelig redusert, sier Honoré, som også har planer for hvordan løsningen kan forbedres ytterligere.

– Det er også et potensiale for å tjene penger til avdelingen fordi koding av metastaser ofte blir glemt. Dette er diagnoser som gir økt DRG, og prosesser som kan automatiseres, sier han.

Helse Vest IKT tilbyr RPA til alle helseforetakene i Helse Vest.

– Dette gir innsparinger på mange ulike områder i sykehusene i Helse Vest. Til nå estimerer vi at vi sparer sykehusene for cirka 14.000 timer årlig ved bruk av roboten, og at dette tallet stiger etter hvert som vi utvikler flere prosesser, sier Magnhild Viste, seksjonsleder for utvikling i Helse Vest IKT.  

Celie Løvslett forteller at Helse Vest går foran i bruken av robotiserte løsninger.

– Helse Vest har kommet desidert lengst av helseregionene på dette området, sier hun.