Varsler svikt - returnerer tusenvis av pasientdokumenter – per post

Dagens Medisin fortalte nylig at henvisninger mellom sykehusene i Helse Sør-Øst bruker flere dager i posten, og må innom svært mange stoppesteder på veien.

Se reisen til en henvisning her
Sykehusene i Norges største helseforetak kan ikke, slik man kan i de andre tre foretakene, sende henvisninger elektronisk til hverandre.

Det nest siste, av mange stoppesteder for en henvisning og annen pasientrelatert post som skal til Oslo universitetssykehus, er det såkalte Sentrale henvisningsmottaket på Vinderen i Oslo.

Herfra skannes dokumentene – som er printet ut og lagt i konvolutt ved andre sykehus – inn igjen, og re-digitaliseres. Derfra sendes de elektronisk til rett avdeling.

• Sentralt henvisningsmottak mottar rundt 1500 konvolutter i posten – hver dag - levert to ganger om dagen.
  
• Henvisningsmottaket har 26 ansatte som tar seg av papirposten.
  

• Nå kommer det frem at henvisningsmottaket sender pasientdokumenter som er dårlig merket, i retur til sykehusene igjen – i posten.  

I et brev som OUS har sendt fastleger, kommunen, sykehusene i Helse Sør-Øst og de andre helseforetakene i landet, varsles det om at det er «en betydelig risiko for at mangel på sikker pasientinformasjon kan føre til at pasientinformasjon skannes inn i feil journaler».
Derfor ber sykehusene alle samarbeidspartnere om å sikre at pasient-infoen er riktig påført, og varsler om at de sender dårlig merkede dokumenter i retur.
Det dreier seg om et stort antall: Den siste uka i mars ble det hos 750 - 1000 enkeltpasienter henvist til OUS, funnet ett eller flere ark uten sikker pasientidentitet, ifølge Lisbeth Sommervoll, viseadministrerende direktør ved OUS.

– Det vil si at de ikke hadde påført noen opplysninger; Kun initialer; kun fornavn; kun etternavn; kun initialer; kun ett navn og fødselsdato, og som derav ble sendt i retur.
– Det kommer inn cirka 3500 henvisninger til OUS ukentlig, så det er en betydelig andel som har et eller flere dokumenter med utilstrekkelig identifikasjon vedlagt henvisningen, skriver Sommervoll i en epost til Dagens Medisin.

Ekstra forsinkelser
– Dette utgjør ekstra forsinkelser på levering av henvisninger, hvor mange dager ekstra blir en slik henvisning da forsinket?

– Henvisninger og pasientjournaldokumenter sendes til avdelingene innen 36 timer, på samme måte som tidligere. Det er kun enkeltdokumenter som har manglet tilstrekkelige opplysninger til sikkert å kunne identifisere pasienten som er returnert.

– Dette kan medføre at avdelingenes henvisningsmottak i enkelte tilfeller har behov for å etterspørre og innhente opplysninger fra avsender dersom disse ikke har kommet inn igjen til vårt sentrale henvisningsmottak.  Vurderingen utføres på grunnlag av henvisningen, og det er vi som vurderende instans som evt må innkalle supplerende opplysninger, skriver hun, og viser til Pasient- og brukerrettighetslovens§ 2-2 Rett til vurdering.

Tur - retur - og tilbake igjen
– Sentralt henvisningsmottak må da sende dokumentene per post tilbake til sykehuset/legen som har glemt å påføre pasient-ID’en, er det riktig? For så å få dem i retur, per post, er det riktig?

– Det er riktig. Det er per i dag ikke tilrettelagt for at sykehus kan sende eller motta elektroniske vedlegg, og vi kan ikke sende returdokumenter elektronisk til fastleger.

OUS: - Betydelig risiko

– Dere skriver i brevet at det «er en betydelig risiko for at mangel på sikker pasientidentitet kan føre til at pasientinformasjon skannes inn i feil journaler». Har dette skjedd? Og i tilfelle hvor mange ganger?

– Vi har funnet at det relativt hyppig oversendes journaldokumenter uten tilstrekkelig pasientidentifikasjon fra andre sykehus og fastleger. Vårt kompenserende tiltak er å ta kontakt med henvisende instans og innhente de nødvendige opplysninger. 
– Det har forekommet at pasientinformasjon har blitt skannet inn i feil journal, og dette har blitt oppdaget og rettet opp.

Registrerer ikke systematisk
– Det foreligger ikke noen systematisk registrering av dette, slik at det ikke er mulig å gi noe eksakt tall for hvor mange ganger det har skjedd. Vi har hittil ikke i vårt avvikssystem registrert at det har forekommet uønskede hendelser eller nesten-hendelser med pasient  som kan tilskrives utilstrekkelig eller feil merking av journaldokumenter.

 – En risiko vi ikke ønsker å ha

– Hvor alvorlig er denne svikten, etter din oppfatning?

– Vi har ikke klart å avdekke at det har forekommet uønskede hendelser med pasient på bakgrunn av dette, men journaldokumenter uten tilstrekkelige opplysninger til sikkert å kunne identifisere pasienten innebærer en risiko som vi ikke ønsker å ha.

– Hvor lenge har Sentralt henvisningsmottak og OUS vært klar over denne svikten?

– Journaldokumenter uten tilstrekkelige opplysninger til sikkert å kunne identifisere pasienten har vært en utfordring også før elektronisk pasientjournal ble innført. Det har vært et pågående arbeid å minimere det, og å forhindre at det får konsekvenser for pasientenes sikkerhet. Dette har vært gjort ved at man har innhentet opplysninger i de tilfellene der det har vært påkrevet for å behandle henvendelser på en sikker måte, sier Sommervoll.
Helseminister Bent Høie sa nylig til Dagens Medisin, at han forventet et svar fra Helse Sør-Øst på hvordan de skal løse situasjonen - innen 1.mai.
Dette kom overraskende på Helse Sør-Øst-ledelsen, som innrømmer at de har dårlig tid på seg. Les mer her : Ledelsen i Helse Sør-Øst: – Beklemt og flau

Lisbeth Sommervoll ved OUS peker videre på at elektroniske journalsystemer gir god oversikt for bruker av systemet, men at det ikke automatisk er et systemoppsett for utskrift som sikrer at alle pasientjournaldokumenter merkes tilstrekkelig.

«Skal skrives ut, kopieres, pakkes og avsendes for innskanning»

– Utfordringene oppstår når informasjon skal deles: Dokumenter skal skrives ut, kopieres, pakkes og avsendes for innskanning i andre elektroniske pasientjournalsystemer, forklarer Sommervoll.

– Erfaringer viser at det nok sendes flere dokumenter enn tidligere, da det er enklere å skrive ut og vedlegge kopier fra elektronisk journal, enn manuelt å kopiere fra papirjournal, sier hun.
– Antallet  pasientjournaldokumenter uten tilstrekkelige opplysninger vil da også være høyere enn før. Så dette er et kjent problem, som har økt i omfang etter overgang til elektronisk journal. Så lenge vi ikke kan sende og motta alt elektronisk vil måtte forholde oss til dette, og vi ønsker nå å minimere omfanget i samarbeid med de som sender henvisninger til OUS.

– Har dere vurdert andre tiltak enn å sende disse i retur?

– Vårt tiltak har frem til nå vært å etterlyse og innhente opplysninger fra avsender, og å oppfordre til bedre merking. Det har ikke hatt tilstrekkelig effekt. Derfor har vi informert alle våre samarbeidspartnere om at vi vil returnere utilstrekkelig merkede dokumenter, samtidig som vi har satt tiltaket i verk.

Forbedringer
– Tiltaket har medført at vi allerede ser store forbedringer.  Flere sykehus har aktivert sine systemoppsett for utskrift, slik at tilstrekkelig pasientidentifikasjon nå i større grad er på plass på tilsendte pasientjournaldokumenter, sier hun.