Basert på et pilotprosjekt fra Møre og Romsdal, avsluttet Oslo universitetssykehus i fjor et forprosjekt på en ny metode for å oppdage snoking i journaler.

Metoden baserer seg på mønstergjenkjenning, som analyserer samtlige oppslag i en journal ved hjelp av en statistisk metode.

Retrospektiv kartlegging
Prosjektet er en retrospektiv kartlegging. Det er utarbeidet 17 scenarioer som analyserer alle oppslag og identifiserer avvikende oppslag som kan bety lovbrudd, for eksempel at en ansatt logger seg inn på en pasient som ikke er innlagt på avdelingen, at det ikke er gjort merknader i journalen eller oppslag på kolleger.

Hvert oppslag gis en skår fra 0-1000, ut ifra hvor sannsynlig det er at den som har logget seg inn, har rettmessig tilgang. Ved en gitt og vektet terskelverdi/totalskår for oppslag uten åpenbar forklaring, varsles det automatisk.

15 millioner oppslag
Overlege Kristin Fosså ved Røntgenavdelingen på OUS Rikshospitalet var tidligere YLF-tillitsvalgt og satt da i styringsgruppen for prosjektet.

- Ved OUS foretas et tosifret antall millioner journaloppslag i året. I dag er det å avdekke journalsnoking, uten en reell mistanke, som å lete etter nåla i høystakken. Vi vet ikke hvor mange ulovlige innsyn vi kan avdekke, men kanskje kan vi luke ut noen hundre uforklarlige oppslag og sjekke dem nærmere, sier Fosså til Dagens Medisin.

Mønstergjenkjenning
Prosjektet omfattet analyser av i alt 7,3 millioner oppslag i journaler ved OUS i løpet av et halvt år.  Mønstergjenkjenning avdekket cirka 150 oppslag med høy skår, hvor det ikke var åpenbare forklaringer på hvorfor en ansatt hadde vært inne i journalen.

Basert på de 150 oppslagene ble det identifisert 33 funn - fordelt på flere klinikker ved sykehuset. Klinikklederne besluttet å håndtere 29 oppslag videre.

Oppslag på kolleger
- Vi har ikke oversikt over hvor mange av de 29 som eventuelt kunne defineres som journalsnoking, og dermed lovbrudd. Uforklarlige oppslag er ikke nødvendigvis snoking. Et oppslag på en kollega kan være en situasjon hvor en ansatt faktisk har spurt en kollega om råd og derfor gitt tillatelse til innsyn, kommenterer Fosså.

Oppslagene som klinikklederne tok opp, var kjennetegnet av blant annet høy andel oppslag på kolleger, oppslag utenfor henvisningsperiode og kontakt, oppslag uten dokumentasjon og oppslag på profilerte personer.

- Vi har hatt eksempler på at ledere har sjekket journalen til ansatte som har vært sykmeldt, legger Fosså til.

Oppdages tilfeldig
I dag er det tilfeldig, og svært sjelden, at det fattes mistanke om journalsnoking - og at vedkommende blir konfrontert med snokingen. Selv sykehus med systemer som registrerer enhver som har vært inne i en journal, har ikke automatisk varsel ved suspekt oppslag.

- Så lenge det bare er tilganger til journaler hos kjendiser og dem som eksplisitt ber om det blir sjekket, er faren for å bli tatt for snoking nærmest en tom trussel. Kun de ressurssterke har et reelt personvern. Mønstergjenkjenning ivaretar imidlertid personvernet til alle, understreker Fosså.

Et lovende verktøy
Han mener at systemet overvåker oppslag på en fornuftig måte, men krever at ansatte i større grad er oppmerksomme på å logge seg av systemer etter bruk for å forhindre at pålogginger misbrukes.

- Hvordan det vil bli i praksis, gjenstår å se, men det virker som et lovende verktøy for personvern og er et skritt i riktig retning, sier Fosså.

Nasjonal standard?
Direktør for Fag og pasientsikkerhet ved OUS, Eva Bjørstad, sier at forprosjektet som ble gjennomført, hadde en referansegruppe som representerte alle regionene og de største helseforetakene i landet, med tanke på at metoden kan bli en nasjonal standard.

- Ledelsen i OUS er positiv til at man går videre med et implementeringsprosjekt, forutsatt at det finnes midler til dette, sier Bjørstad.



Få, men alvorlige saker

Norsk Pasientforening ønsker nye løsninger velkommen og viser til at selv om de har få saker, er det dramatisk for den som har vært gjenstand for snoking.

Leder av Norsk Pasientforening, Guro Birkeland, forteller at de ikke mottar mange henvendelser om journalsnoking, men at de få tilfellene de har fått, har vært veldig alvorlige.

- Det å bli utsatt for journalsnoking, er traumatisk for den det gjelder, og det skaper en voldsom utrygghet. Det gjelder ikke bare psykiatriske journaler, men også pasienter i somatikken. Vi har hatt et par svært alvorlige tilfeller, hvor blant annet en person ble utsatt for ryktespredning i lokalmiljøet og til folk nær dem, sier Birkeland.

- Nettopp fordi dette er så alvorlig, er det viktig at vi har gode systemer, og vi hilser alle gode tekniske løsninger og nyvinninger velkommen, tilføyer hun.

Dagens Medisin 04/2013